Het hoge woord is eruit. De directie heeft het goedgekeurd! Dat ene project (een nieuwe website, een nieuw product, een strategie et cetera) gaat eindelijk beginnen. Iedereen is vol enthousiasme en wil beginnen. Maar hoe? Er zijn verschillende stakeholders, met ieder een eigen belang. Deze belangen kunnen leiden tot een ramp. Een botsing van ego’s. Een project dat nooit van de grond komt. Maar… Er kan ook resultaat worden bereikt. In harmonie!Al snel zal er iemand in de organisatie opstaan die zegt: “Weet je wat? We moeten een workshop gaan doen. Dat is hip!” Niet eens zo’n gek idee. Echter, om een workshop goed in te kunnen gaan is er wel een goede voorbereiding nodig. Voordat we daarop ingaan, kunnen we eerst beter ingaan op de basis.
Met z’n allen in een hokje
Bij een workshop verzamelen we diverse personen uit de organisatie in één ruimte. Onder leiding van in ieder geval een facilitator worden verschillende onderwerpen groepsgewijs behandeld. Bij grote workshops kunnen er nog diverse andere rollen zijn, zoals een expert en een observeerder. Tijdens zo’n workshop moet het groepsbelang voorop staan! Zoals gezegd heeft iedereen een eigen belang. Op verschillende manieren kunnen deze belangen worden achterhaald en vervolgens worden afgezet tegen andere belangen. Consensus bereiken – zo u wilt.
Een gevaar op de loer…
Terug naar waar we waren gebleven. Een goede voorbereiding is dus nodig. Van tevoren een doel bepalen en een weg om tot dit doel te bereiken, zonder iemand te passeren. Als dit doel niet (geheel) vastgesteld is en duidelijk is gemaakt aan de deelnemers, bestaat er het risico dat de uitkomst van de workshop uiteindelijk heel iets anders is dan dat er van tevoren werd verwacht. Wellicht zelfs onbruikbaar. Wat doe je onder andere tijdens de voorbereiding:
- Bepalen van het te bereiken doel;
- Bepalen van het pad om dit doel te bereiken (session plan);
- Gedetailleerde agenda opstellen;
- Checklist maken (Wat neem ik mee? Wat moet er geregeld worden door anderen?)
Verder moet er goed nagedacht worden over de methode die gebruikt gaat worden. Wordt het een brown paper sessie? Of gaan we voor card sorting? Of eigenlijk toch buy-a-feature? Het is allemaal afhankelijk van de deelnemers aan de workshop en het doel dat je voor ogen hebt. Meer hierover.. In het vervolgartikel.
Dit artikel is onderdeel van een serie van artikelen over workshops. Bekijk hier alle artikelen uit deze serie:
Pingback: Methoden om resultaat te bereiken | The one and only internetting Pinda's …
Pingback: Facilitator: hou iedereen bij de les | The one and only internetting Pinda's …