Weet je nog die collega tegenover je in die workshop laatst? Die de hele tijd zat te Twitteren, pingen of What’s App-en. Jij zat je continu te ergeren, omdat je het steeds weer zag. De ingehouden glimlach om de flauwe grapjes…. Maar ondertussen werden er belangrijke keuzes gemaakt, waar jij en jouw collega stilzwijgend mee instemden. Allemaal doordat die collega de gevatte opmerkingen van zijn vrienden belangrijker vond dan de toekomst van het bedrijf. Nu kom je erachter wat de daadwerkelijke consequenties zijn van jullie stilzwijgende instemming. Een nieuw meerjarenbeleid waarin er geen plek meer is voor jouw ideeën.
Blijf bij de les
Tijdens een workshop kunnen er factoren zijn die de uitkomst van een workshop beïnvloeden. Een voorbeeld is de zojuist geschetste situatie. Om zulke situaties te voorkomen, is het belangrijk dat er een leider aanwezig is bij de workshop. Dan hebben we het niet over de directeur die – zo goed als hij kan – objectief naar de zaken kijkt, maar over iemand die alleen het proces in de gaten houdt. Inclusief échte objectiviteit. Een dergelijk onmisbaar persoon is een facilitator. Zoals in een eerder artikel al gemeld, is dit de persoon die de workshop in goede banen moet gaan leiden. De facilitator zorgt er onder andere voor dat iedereen bij de les blijft. Dit klinkt makkelijk, maar in de werkelijkheid is het erg moeilijk. Als facilitator wil je namelijk niet het groepsproces onderbreken, maar wil je wel dat iedereen zijn aandacht erbij houdt. Eén van de belangrijkste instrumenten van een facilitator is zijn eigen lichaam. Non-verbale communicatie kan al voldoende zijn om iedereen weer bij de les te krijgen.
Tel tot tien!
Non-verbale communicatie is eigenlijk alles wat je zonder woorden communiceert, bewust of onbewust. We hebben het dan dus over je lichaamstaal. Een voorbeeld van lichaamstaal in het dagelijks leven: jij zit in de auto en je wordt afgesneden door iemand die van rechts komt. Je wordt behoorlijk pissig, want jij had voorrang! Je maakt handgebaren – we zeggen niet welke -, je veert op en neer op je stoel van woede, je knokkels worden wit omdat jij je stuur steviger vastpakt van woede, je wenkbrauwen zakken, de ader op je voorhoofd wordt zichtbaarder dan ooit, je knijpt met je ogen en ga zo maar door. Andere automobilisten zien precies welke emotie je doormaakt. Niet door wat je zegt, maar door wat je doet. Door je lichaamstaal.
Hoe herken je boosheid? Bron: FOX / Lie To Me
- De facilitator maakt oogcontact met de collega en maakt met zijn lichaam duidelijk dat hij zijn gedrag afkeurt (hoofdschudden, beweging van je telefoon in je zak doen, etc);
- De facilitator zet één (of meerdere) stap(pen) in de richting van de collega, die zich hierdoor ongemakkelijk voelt;
- Als het nog niet helpt, kan de facilitator schuin achter de collega gaan staan en dan ‘over zijn schouder meekijken’. Weer om het ongemakkelijke gevoel op te roepen.
Motiveren om mee te doen
Hopelijk is dit genoeg om de continu contact zoekende collega bij de les te krijgen en te houden. In sommige gevallen is dit echter niet zo. Het kan voorkomen dat de collega zo druk bezig is met zijn telefoon dat jouw non-verbale communicatie helemaal niet aankomt. Of dat het bewust wordt genegeerd, omdat de conversatie simpelweg te leuk is. Dan kan je als facilitator overgaan op het motiveren van personen. Je kan de collega betrekken om actief deel te nemen in de discussie die gaande is. Vragen als “Wat vind jij er van?” of “Kan je samenvatten wat er net is gezegd?” dwingt de persoon om wat te zeggen en op te letten. Als hij/zij geen (goed) antwoord heeft, zal hij des te meer de noodzaak voelen om weer actief deel te nemen in de workshop. En anders zal de collega wel aangepakt worden door één van de twee kemphanen…
De persoonlijke factor
Helpt dit nou nog steeds niet? Dan is er nog maar één oplossing om deze situatie op te lossen: de collega confronteren met zijn gedrag. Uiteraard zijn er verschillende manieren om de collega te confronteren:
- Influisteren dat de collega de telefoon moet wegleggen, zonder de discussie te onderbreken;
- In het bijzijn van de gehele groep aanspreken, waardoor de workshop wordt stilgelegd;
- Apart nemen gedurende de pauze, om diegene te wijzen op zijn/haar gedrag.
Een belangrijke afweging hierbij is de personlijke factor. Als je iemand voor het blok zet tijdens de workshop, in het bijzijn van collega’s, kan dit confronterend overkomen en een averechtse werking hebben. De collega kan dan ineens een dwarsligger worden. Laat jouw aanpak dus – mede – afhangen van de persoon die je aanspreekt!
Samenvattend…
Kortom: het is belangrijk om een objectieve facilitator bij een workshop te hebben, die zich alleen focust op het proces. De facilitator moet de personen in de workshop goed observeren. In sommige situaties moet de facilitator personen afremmen, in andere situaties motiveren. Verder moet de facilitator oog hebben voor de persoonlijke factor. Maar het belangrijkste is dat de facilitator ervoor zorgt dat het doel wordt bereikt.
Heb je behoefte aan een facilitator? Of aan tips en trucs? Je weet ons te vinden. En misschien vraag jij je nog af wat je er tegen kan doen dat jij continu werd afgeleid door die collega. Tja, dat antwoord kan jij zelf alleen geven…
Dit artikel is onderdeel van een serie van artikelen over workshops. Bekijk hier alle artikelen uit deze serie:
Pingback: Methoden om resultaat te bereiken | The one and only internetting Pinda's …